Een veilige werkomgeving en de afbakening van in- en externe belangen, #HoeDan?

“Door interne gesprekken te organiseren over ethisch en ongewenst gedrag werd een cultuur gecreëerd waarin openheid en de handelingsbereidheid om op te treden werd bevorderd”

Deelnemer Tuinkamersessie #13

Uit Tuinkamersessie #13

In Tuinkamersessie #12 Digital stond de vraag Diversiteit en Inclusie in tijden van Covid-19, #HoeDan? centraal. Aan de hand van een presentatie van inleider Joan Tol werd vanuit de Code Diversiteit en Inclusie (Code DI) gereflecteerd en gesproken over een divers en inclusief beleid (zie Tuinkamersessie #12 voor de aanbevelingen). Het betreft een gesprek dat nu binnen de culturele sector plaatsvindt, maar maatschappijbreed actueel is, in Tuinkamersessie #13 Digital gingen we daarom verder in de onderwerp veiligheid en de afweging van in- en externe belangen, oftewel: Een veilige werkomgeving en de afbakening van in- en externe belangen, #HoeDan?  

Governance Code Cultuur 2019

Ten aanzien van de veilige werkomgeving biedt de Governance Code Cultuur 2019 in Principe 6, aanbevelingen 2 en 3 het volgende kader:

“Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie”.

  • Het bestuur handelt als goed werkgever: het schept de rand- voorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving, betrekt hierbij de interne belanghebbenden en stelt een interne gedrags- of integriteitscode op. De Code Culturele Diversiteit en de Fair Practice Code kunnen hierbij behulpzaam zijn.  
  • Het bestuur maakt het mogelijk dat medewerkers vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie kunnen melden bij een vertrouwenspersoon of bij de voorzitter van de raad van toezicht als deze onregelmatigheden het bestuur of de raad van toezicht zelf betreffen.

Ten aanzien van de belangen en belanghebbenden geeft de Governance Code Cultuur 2019 in Principe 1, aanbeveling 4 het volgende kader:

“De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren”. 

  • De maatschappelijke omgeving van de organisatie is divers, evenals de kring van extern belanghebbenden. Bestuurders en toezichthouders zijn zich hiervan bewust en gaan bij het realiseren van de maatschappelijke doelstelling zorgvuldig en op evenwichtige wijze om met de verschillende belangen.  

De praktijk is echter weerbarstig, en over de toepassing van de theorie in de praktijk bestaat nog veel ruimte voor gesprek en invulling. De volgende vragen stonden daarom Tuinkamersessie #13 centraal:

  • Hoe zorg je voor een veilige werkomgeving en welke rol heb je daarin als culturele instelling?
  • Welke positie neemt een culturele instelling (museum, muziekpodium enz.) in tegenover kunstwerken van omstreden kunstenaars?
  • In hoeverre is de kunstenaar zijn werk en in welke vorm moet en kun je als instelling verantwoordelijkheid nemen voor grensoverschrijdend gedrag dat zich buiten je instelling afspeelt?; en
  • Hoe ga je om met kunstenaars met bepaalde politieke, racistische of andere opvattingen;

Veilige werkomgeving

# Veiligheid heeft een in- en externe werking en betreft zowel fysieke veiligheid als veiligheid in bestaande structuren (arbeidscontracten). Bestuur en toezichthouders hebben een verantwoordelijkheid door voor de organisatie de kaders vast te leggen, door het onderwerp te blijven bespreken en niet in een kramp te schieten: mensen maken fouten. Door het bespreekbaar te maken, wordt invulling gegeven aan #HoeDan, want vele organisaties hebben met dit vraagstuk te maken. Als instelling bepaal je zelf wie of wat je in huis haalt.

# Wat is een goede en veilige werkomgeving? Wat is ongewenst? Expliciteer wat dat voor de organisatie inhoudt. Denk aan fysieke, maar ook mentale veiligheid. Maak het expliciet.

# Startpunt is het definiëren van de normen en waarden in combinatie met de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Heb aandacht voor sectorspecifieke factoren.

#  Wat is de reikwijdte van een culturele instelling; hoever moet, mag of kun je gaan bij misstanden en/of onregelmatigheden? Kleine ongemakken kunnen al een gevoel van onveiligheid veroorzaken. De ‘tone at the top’ draagt bij aan het handelen, bespreken en benoemen, gefaciliteerd door werkwijzen.

# Als het waarborgen van de veiligheid voor intern belanghebbenden de kern is, dan is dat ook de kompas om op te varen bij het beantwoorden van de vraag of een instelling ‘buiten de eigen instelling’ een bepaalde verantwoordelijkheid heeft. Complex en gespannen vraagstuk. Hoeveel onderzoeksplicht heb je als instelling? De intern belanghebbenden zijn de medewerkers, zzp’ers, makers.

# Reglementen als een gedrags- en integriteitscode, klachtenprocedure en installatie van een of meerdere vertrouwenspersonen zijn randvoorwaarden. De cultuur in de organisatie is de kern. Hoeveel ruimte is er voor gesprek, tegenspraak en verschillende zienswijzen? De beantwoording van de vraag ‘Hoe worden de normen en waarden van de organisatie ingevuld’ is te vertalen naar een organisatieprotocol.

# Door interne – en verticale / door de organisatie heen – gesprekken over ethiek, integriteit, veiligheid te organiseren kan worden bijgedragen aan een cultuur waarin medewerkers zich kunnen uitspreken, wordt een cultuur van openheid gecreëerd wat als aanjager kan dienen voor medewerkers om in actie te komen.

# Een veilige werkomgeving en de cultuur binnen een organisatie is een continue gesprek en agendapunt voor medewerkers, bestuurders en leden van de raad van toezicht.

# In de toolkit van de GCC 2019 zou ‘veiligheid’ en de uitwerking daarvan voor een culturele instelling moeten worden opgenomen.

Culturele instelling en omstreden kunstwerken

# Gedrag vs. de artistieke kwaliteit en visie van een kunstenaar: is de kunstenaar zijn werk? Kunst in de tijd plaatsen en context bieden is aanbevolen. Maak daarnaast het onderscheid in de vragen:

  1. Gaat het om het handelen van de kunstenaar die de veiligheid van anderen in het geding brengt?
  2. Gaat het om de inhoud van het kunstwerk zelf in relatie tot de omgeving / maatschappelijke vraagstukken?

Vanuit de beantwoording van deze vragen kan een instelling zich uitspreken over standpunt en handelen.

Kunstenaar en gedrag

# De GGC 2019 spreekt over artistieke integriteit. Artistieke kwaliteit wordt niet benoemd, maar wordt vaak gebruikt om daadwerkelijk gedrag te omzeilen. Van belang grenzen te stellen en die niet te laten vervagen vanwege artistieke kwaliteit van de maker. Tegelijkertijd moet er gewaakt worden voor moraliteit. Hier zit spanning. Invulling geven door gesprekken en opbouw van MORESPRUDENTIE: hoe geven instellingen invulling aan hun rol? Wat werkt wel en wat werkt niet?

# Kunstvakonderwijs: welke kaders zijn er intern? De dynamiek tussen docent en leerlingen wijzigt. In de ‘monitoringssamenleving’ (door covid-19 en online educatie) is het mogelijk van alles vast te leggen (dat gebeurt en kan een zware last op docenten leggen).

Tips

# Betrek HR. Intern belanghebbenden stappen soms eerder naar HR dan naar de vertrouwenspersoon

# Laat jaarlijks de vertrouwenspersoon aan het woord bij RvT/bestuursvergadering (net zoals de jaarlijkse brandoefening).

# Bied interne workshops aan over gedrag of het voeren van het lastige gesprek.

# MORES, meldpunt ongewenste omgangsvormen podiumkunsten-, televisie- en filmsector, kunstvakonderwijs en musea.

“Het werk kan iets zeggen, de maker kan iets doen”

Tafelgenoot Tuinkamersessie #13