‘Intensiveer in tijden van corona het overleg tussen ondernemingsraad en bestuur waarbij de RvT aanwezig is als toehoorder, dit voedt het wederzijds vertrouwen en houdt de drempel laag’

Tafelgenoot Tuinkamersessie #15

Uit Tuinkamersessie #15

Met mr. drs. Arthur Hol als inleider zijn we op 20 mei 2021 in Tuinkamersessie Digital #15 in gesprek gegaan over hoe besturen en raden van toezicht de betrokkenheid van medewerkers kunnen bevorderen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is een culturele instelling verplicht een personeelsvertegenwoordiging of ondernemingsraad in te stellen, het medezeggenschapsorgaan.

Naast het wettelijke kader van de Wet op de Ondernemingsraden, geeft de Governance Code Cultuur 2019 richtlijnen over de verantwoordelijkheid van besturen en raden van toezicht ten aanzien van de bevordering van betrokkenheid van medewerkers, een verantwoordelijkheid die, ongeacht de grootte van de instelling en daarbij behorende wet- en regelgeving, altijd geldt:

Principe , Aanbeveling 1

Bestuurders en toezichthouders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.

 Principe 4, Aanbeveling 8

Het bestuur en de raad van toezicht bevorderen, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid, de betrokkenheid van de medewerkers bij het beleid van de organisatie. Zij maken afspraken over de omgang met het medezeggenschapsorgaan.

Medezeggenschapsorgaan

Het orgaan dat de medewerkers van de organisatie ten behoeve van de inspraak en het overleg met de bestuurder vertegenwoordigt.

Maar hoe organiseer je als bestuurder of toezichthouder van een kleine, middelgrote of grote instelling de betrokkenheid van medewerkers, zowel on- als offline? In Tuinkamersessie Digital #15 gingen we in gesprek over de basis van medezeggenschap en de rol van de betrokkenen

Aandachtspunten

# De gedachte achter een ondernemingsraad /medezeggenschap binnen een organisatie is tweeledig en zorgt daardoor soms voor een spagaat:

  1. Het vertegenwoordigen van het personeel.
  2. Bij de uitoefening van de taken te richten naar het belang van de onderneming (dit betreft het gewogen belang van alle stakeholders). Het accent bij de OR ligt op het personeelsbelang.

# Medezeggenschap gaat om een driehoek: toezicht – bestuur – medewerkers (zie tevens leestip: rapport WRR).

# Er zijn 3 ontwikkelingen binnen de context van medezeggenschap te destilleren:

  1. RvT/Medewerkers/Clientraden worden steeds eerder betrokken bij besluiten
  2. OR-leden betrekken vaker andere medewerkers op specifieke thema’s
  3. Alle medewerkers worden rechtstreeks betrokken bij alle onderwerpen die er in de organisatie spelen, eventueel ondersteund door digitale middelen zoals dialoogsoftware.

# Minimaal twee keer per jaar overlegt het bestuur met de ondernemingsraad ter bespreking van de algemene gang van zaken (Wettelijk kader Wet op de Ondernemingsraden).

# De insteek van de aanwezigheid van (een lid van) de Raad van Toezicht is die van gast/toehoorder. De RvT kan zich zo rechtstreeks informeren en de directe dynamiek tussen bestuurder en personeel meenemen.

# Ook als er geen Ondernemingsraad in de organisatie is, en wel of geen Personeelsvertegenwoordiging: organiseer als directie/bestuur twee keer per jaar een bijeenkomst met personeel én RvT om de algemene gang van zaken te bespreken.

# De OR is betrokken bij Overlegvergaderingen (conform de WOR) op uitnodiging van het bestuur en heeft een eigen OR vergadering (waarin het externen, waaronder de RvT, kan uitnodigen).

# Belangrijk is het als vertegenwoordiging, bestuur én RvT te bespreken wat de verwachtingen en ideeën zijn voor – wettelijk onverplichte – gezamenlijke bijeenkomsten, bijv. over de koers/strategie:

  1. Maak spelregels om ongemakkelijke situaties te voorkomen: hoe zien de betrokkenen hun eigen en elkaars rol, hoe lopen de communicatielijnen, wat zijn de kaders/welke onderwerpen komen terug.
  2. Welke soort vragen stel je als RvT.
  3. Maak afspraken over de interpretatie van het adviesrecht (dit gebeurt doorgaans tussen bestuurder en medezeggenschapsorgaan, buiten betrokkenheid van de RvT).

# Ook al gaat het goed in de relatie tussen OR-bestuur-RvT, organiseer regelmatig een overlegmoment om zo te voorkomen dat als het nodig is, de drempel te hoog is geworden voor het opnemen van contact of het afgeven van signalen.

Aanbevelingen voor raden van toezicht

# Ga bij meldingen vanuit de organisatie (OR, PVT of personeel) na of de aard van de informatie die tot je komt, zodanig is dat je verder onderzoek moet (laten) doen. De RvT is ‘geen apart loket’ voor de medezeggenschap.

# Verbreed de informatiebronnen: neem zelf contact op met een OR en/of heb rechtstreeks contact met personeel tijdens bijv. werkbezoeken, tijdens het bijwonen van bijeenkomsten van de organisatie – alles binnen de afspraken die daarover zijn gemaakt, faciliteer in het scheppen van kaders en bewaak het eigen rolbewustzijn ten aanzien van de medezeggenschap.

Aanbevelingen voor bestuur/directie

# Het initiatief voor een ondernemingsraad ligt bij het bestuur; elke 2 jaar opnieuw.

# Organiseer ook als (middel)kleine instelling zonder PVT 2 x per jaar een personeelsvergadering, faciliteer het gesprek en daardoor de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie.

# Intensiveer het overleg in tijden van crisis.

Leestips!

Mr. drs. Arthur Hol is partner bij advocatenkantoor De Koning Vergouwen, programmadirecteur bij Governance University en directeur van HRM College; voorheen werkte hij als adviseur arbeidsverhoudingen bij Shell en als HR-manager bij KLM. Arthur is co-auteur van een aantal artikelen en boeken over verantwoord reorganiseren en participatieve medezeggenschap.