‘Investeer in de relatie met je raad van toezicht, des te beter kun je in gesprek met je bestuur’*

Tafelgenoot Tuinkamersessie #18

Uit Tuinkamersessie #18

Donderdag 27 januari jl. luidden wij het jaar 2022 in met Tuinkamersessie #18: De rol van de voorzitter van een raad van toezicht bij een culturele instelling, #HoeDan?

Voorzitter van de raad van toezicht van landelijke kennisinstelling LKCA Nicolle van Lith** trad deze avond op als onze gastspreker en nam ons mee in haar ervaring als voorzitter van een raad van toezicht bij een culturele instelling; het werd een gesprek over toezichthouden in een nieuwe vorm, authentiek leiderschap en vertrouwen in en bouwen aan een raad van toezicht.

Governance Code Cultuur 2019

De Governance Code Cultuur 2019 geeft in Principe 7 Aanbeveling 12 en 13 een aantal handvatten met betrekking tot de rol van de voorzitter.

De code geeft aan dat de voorzitter van de raad van toezicht

  • De agenda voorbereidt
  • De vergaderingen leidt
  • Zorgt voor een zorgvuldige besluitvorming in de raad van toezicht
  • Het goed functioneren van de raad van toezicht, collectief en individueel, bewaakt
  • Eerstverantwoordelijke voor de evaluatie van de raad van toezicht is
  • Goede ondersteuning vanuit de organisatie krijgt
  • In situaties waarbij sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, tegenstrijdig belang, onderlinge conflicten of calamiteiten (vermoedens van misstanden en onregelmatigheden van het bestuur of de raad van toezicht zelf – Principe 6 Aanbeveling 3) een zorgvuldige behandeling en besluitvorming door de raad van toezicht bevordert en in zulke situaties het eerste aanspreekpunt voor het bestuur, de raad van toezicht en externe belanghebbenden is.

Maar hoe werkt het voorzitterschap nu echt in de praktijk? Hoe ga je om met jouw rol en hoe geef je er invulling aan, ook als de wind iets minder gunstig staat? Hoe is de praktijk als de raad van toezicht inderdaad divers en inclusief is ingevuld? Kortom, een avond in gesprek over: De rol van de voorzitter van een raad van toezicht bij een culturele instelling, #HoeDan?***.

Hieronder volgt een aantal aanbevelingen.

* Bestuur = directeur-bestuurder(s)

** Nicolle van Lith is sinds 2016 voorzitter van de Raad van Toezicht van het LKCA, zij is voorzitter van het bestuur van het Makershuis in Tilburg en bestuurslid bij Jeugdfonds Sport en Cultuur Limburg. Onder de naam Cultuurslagers geeft zij advies in de cultuursector. Tevens is Nicolle mede-oprichter van Cultuur in Bedrijf, dat samenwerking tussen cultuur en bedrijf in Limburg stimuleert. Voorheen was zij actief als choreograaf en danser.

*** In deze Tuinkamersessie staat het raad van toezicht-model centraal.

  • Voor meer informatie over het raad van toezicht-model, zie Tuinkamersessie #2 en #7.
  • Voor meer informatie over het bestuur-model, zie Tuinkamersessie #4 en #9.

Aanbevelingen

# Visie op toezichthouden

Geef als voorzitter aan wat jouw visie op voorzitten is, hoe wil je wat doen en wat vind je daarin belangrijk. Ben je procesbegeleider of heb je ook een bijdrage aan de organisatie?

# Diversiteit en Inclusie

Wil je een diverse raad van toezicht, wees je dan bewust dat je er met een divers profiel nog niet bent. Faciliteer het proces van inwerken vanuit de organisatie én vanuit de raad van toezicht.

# Samenwerking

Toezichthouden is een samenspel tussen raad van toezicht en bestuur. De voorzitter van de RvT heeft hierin een leidende rol; zowel binnen de raad van toezicht als in de relatie met het bestuur. Vraag eens aan je bestuur: wat heb jij nodig? wat heeft de organisatie nodig?

# Competenties

Werk vanuit de aanwezige competenties en bouw daaromheen je raad van toezicht. Neem daarin het profiel van de directeur-bestuurder mee.

Zorg voor goede kritische vragenstellers in je raad en benoem schoudermaatjes: collega’s die elkaar kunnen ondersteunen, in zowel functionele zaken als persoonlijke.

# Teambuilding

Lid zijn van een raad van toezicht vergt tijd, aandacht en inzet; niet alleen voorafgaand, tijdens en na de vergaderingen ten behoeve van de organisatie, maar ook ten behoeve van de raad zelf. Je kunt eraan werken met bijvoorbeeld een traject Waardegedreven toezicht, en twee keer per jaar een “heisessie”.

# Vertrouwen en kwetsbaarheid

Geef vertrouwen en bouw aan vertrouwen door je kwetsbaar op te stellen en daardoor ruimte te geven aan anderen om een rol te nemen.

# Open communicatie over verwachtingen en inzet

Wil je het goed doen dan is toezichthouden intensief, je moet je tijd willen en kunnen inzetten. Neem je een toezichthoudende functie, doe dit dan voor the long run c.q. twee termijnen.

# Kritisch nieuwsgierig met een open houding

Plan voorafgaand aan de raad van toezicht-vergadering een vooroverleg in zodat alle leden van de raad hun vragen en standpunten kunnen delen. Vervolgens kun je met een kritisch nieuwsgierige, maar open houding in gesprek gaan met het bestuur. Eerst vragen stellen, dan pas oordelen.

# Risicomanagement

Doe aan risicomanagement: je weet nooit wat er gebeurt, maar wel dat er een keer iets kan gebeuren, de ene keer reëler dan de andere keer. Doe dus aan scenarioplanning.

# Secretaris

‘De organisatie draagt zorg voor een adequate ondersteuning van de voorzitter van de raad van toezicht’ stelt de GGC 2019.

Dit kan een bestuur en/of directiesecretaris zijn; benut een dergelijke functie, niet alleen om de administratieve ondersteuning, maar tevens omdat een secretaris vanuit de organisatie agendapunten kan aandragen, ordenen, prioretiseren en opvolgen.

# Werkgever – adviseur – toezichthouder

Geef ruimte voor alle rollen die je hebt als raad van toezicht en organiseer de werkgeversrol in lijn met de regels van de organisatie (zelfde formulieren, X per jaar etc.)

# Medezeggenschap

Organiseer het gesprek met de medezeggenschap: 1x per jaar met het bestuur, 1 x per jaar zonder.

# In crisistijd

Heb als raad van toezicht in tijden van crisis extra aandacht voor je bestuur. Bouw rustmomenten in tijdens crises. Laat je niet leiden door de media. Voorkom handelen vanuit emotie en blijf kritisch nadenken. Leer patronen herkennen in een crises.

# Casuïstiek

Behandel kwesties elders als casus in de raad. Bespreek hoe je hiermee om zou gaan en wat de rollen zijn van betrokkenen.

# Praktische tips

  • Volg altijd de agenda; dat geeft duidelijkheid in de vergadering. Houd de agenda zo compact mogelijk.
  • Verzamel waar mogelijk goedkeuring op stukken per mail. Dat scheelt tijd in de vergadering.
  • Geef als eerste het woord aan een ander.
  • Organiseer een keer per jaar een uitje als voorzitter met de bestuurder, zonder dat de organisatie centraal staat.